ÁGORA
Por Alejandro Ruiz Cruz
La administración de proyectos parece haberse vuelto moda en las últimas décadas. Utilizada por empresas e instituciones a nivel mundial para alcanzar objetivos en un tiempo determinado, cobra especial relevancia en medio de un panorama tan incierto como el que ha traído la pandemia.
Administrar también significa llevar una gestión con equilibrio, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para la persona o grupo bajo cuya responsabilidad está el proyecto en cuestión, además de aprovechar al máximo los siempre escasos recursos de todo tipo con los que se cuenta.
Si analizamos nuestro día a día, todos somos administradores de proyectos; muchas de las tareas que realizamos diariamente requieren de alguna u otra forma de la gestión, aunque sea a nivel individual.
Desde la elaboración de un pastel –que implica al menos adquirir todos los ingredientes necesarios, asegurar de contar con tiempo para hacerlo, tener los utensilios para la preparación y el horno para cocerlo, así como la receta– hasta un viaje familiar o con amigos –para el cual se define presupuesto, documentos necesarios de viaje, tener transporte asegurado, itinerario definido, hospedaje, vacunas, etc. – todo demanda organización, planeación, comunicación.
La complejidad aumenta con situaciones como construir una planta industrial para fabricar cierto producto, diseñar una app, planear y ejecutar una política pública, viajes espaciales comerciales o hasta crear una vacuna contra el virus SARS-Cov-2.
¿Qué tiene todo esto en común? Varios elementos: tienen un objetivo y un entregable claro y definido, y éste debe tener la calidad inicialmente especificada o deseada; requieren de una inversión o presupuesto, en cuyo rango previsto es deseable mantenerse; tienen una fecha de terminación o entrega, que si se incumple puede haber múltiples quejas o hasta sanciones; contempla a muchas personas y equipos de trabajo involucrados, que deben estar perfectamente comunicados entre sí y en sintonía; están expuestos a riesgos, restricciones y dependencias.
Con todo este coctel es prácticamente imposible lograr con éxito la meta sin una adecuada planeación, administración y control, que son las herramientas básicas de quien se encarga de la administración de proyectos.
El perfil de esta persona no es el de especialista, todo lo contrario: es versátil, su cualidad es usar todas las herramientas de la administración para poder llevar a cabo el proyecto, planearlo, controlarlo, monitorearlo, identificar las desviaciones y riesgos anticipadamente para tomar acciones correctivas, comunicarlo a todos los actores.
Todo esto sin importar el tipo o tamaño de proyecto, ya sea diseñar un hotel, elaborar un producto, emprender una campaña de mercadotecnia, o hasta un plan para combatir la pandemia.
El buen administrador hace equipo con los especialistas del proyecto en particular que se esté tratando, los coordina y apoya, es el director de la orquesta que da la pauta para que todas las personas involucradas hagan su parte en el momento adecuado con los recursos y tareas predecesoras acordadas en el plan de trabajo.
Actualmente vemos que todo el mundo sufre por la escasez de vacunas para atacar el COVID-19; todos los países están teniendo serias dificultades, atrasos y reprogramación de sus planes de vacunación, por diferentes razones, algunos por fallas en la ejecución, y otros muchos por falta de suministro.
Esta pandemia surgió repentinamente y pescó a todos desprevenidos, pues nadie estaba preparado para esta situación. La solución requiere del esfuerzo de todas las personas en los Gobiernos, la ciencia y la medicina que, para salir adelante de forma exitosa, requieren de personas que sean buenas administradoras de proyectos.
ÁGORA es un espacio de reflexión del Consejo Nuevo León
